Terminal em planilha: o que sai do Excel primeiro

O consenso sobre IA no setor portuário é quase unânime. A prática, não.

Setenta e três por cento também usam dashboards e ferramentas de relatório. O setor já tem tela. O que falta é o dado por baixo dela.

Este artigo é sobre a planilha: o que ela está segurando num terminal, por que sobrevive, e em que ordem tirar as decisões de dentro dela.

O que a planilha realmente faz num terminal

Planilha em operação portuária raramente é desleixo. Ela aparece onde o sistema não cobre, e quase sempre nos mesmos cinco lugares:

Nas cinco linhas, o dado nasce e morre na planilha. O que está nela não existe para nenhum outro sistema: não entra em indicador, não alimenta previsão e não sobrevive à troca de quem a mantém.

"54% em planilha" e "36% usam IA" são o mesmo número visto de dois lados. Não há o que um modelo aprenda de uma decisão que nunca foi registrada.

Por que ela sobrevive

A resposta muda o plano de ataque.

• O TOS não cobre o caso. A maioria dos TOS é desenhada para contêiner; carga geral, granel e serviços acessórios ficam de fora. A planilha preenche o buraco.
• A exceção é a regra. Quando cada dia tem uma situação que o sistema não previu, a planilha é a única ferramenta que aceita o improviso na hora.
• Ela é mais rápida para uma pessoa. Para quem monta a escala, a planilha resolve em dez minutos o que uma tela mal desenhada resolve em trinta.
• Ninguém pediu o dado. Enquanto o indicador cobrado for movimentos por hora, o registro do porquê nunca foi necessário.

O quarto ponto é o que sustenta os outros três: planilha é um problema de demanda por dado, e não de ferramenta.

O que sai do Excel primeiro

Nem toda planilha merece um projeto. A ordem que funciona tira primeiro aquilo que é decisão repetida, tem consequência medível e não depende de terceiro.

1. Janela de caminhão. Decisão diária, alto volume, consequência direta na fila e no gate, e o dado é todo interno. Sai da planilha para um agendamento com dosagem por capacidade, que limita quantos caminhões entram por janela conforme o equipamento disponível, em vez de só marcar horário.

1. Despacho de equipamento. Mesma lógica de alta frequência e efeito imediato. Na APSEZ, produtividade de RTG subiu 20% e a de caminhão de terminal 14% sobre o TOS existente (Kaleris, junho de 2026).

1. Plano de pátio. Maior ganho e maior dependência. Precisa de previsão de saída confiável, e 63% dos terminais apontam capacidade e utilização de pátio como dor primária. Em pátios restritos a ocupação passa de 80% com frequência, faixa em que os rehandles crescem de forma não linear.

1. Carga geral e armazém. Exige WMS, é projeto de implantação, e é onde a planilha costuma ser mais profunda.

O que não sai primeiro: previsão de atracação. Ela depende de dado de armador, agência e autoridade portuária, e 60% dos terminais apontam a integração com parceiros e clientes externos como o desafio nº 1 de gestão de dados, acima de qualquer questão interna. Começar por aí é começar pela dependência que você não controla.

Por que o TOS não cobre tudo

O buraco não vai fechar sozinho.

A maioria dos TOS de mercado nasceu para contêiner. A unidade é padronizada, o movimento é discreto e o inventário é uma posição num grid tridimensional. O modelo de dados do sistema reflete isso.

O que não cabe nesse modelo:

• Carga geral e projeto: peças com dimensão própria, sem unidade padronizada, que ocupam área e não slot. O controle vira posição aproximada em armazém, que é trabalho de WMS.
• Granel: a unidade é tonelada, o "inventário" é um volume em pilha ou silo, e a movimentação é contínua, não discreta.
• Serviços acessórios: pesagem, inspeção, reefer, repasse, armazenagem extra. São eventos faturáveis que acontecem no meio da operação e raramente têm um campo próprio.
• Exceção documental: tudo que precisa de decisão humana registrada: liberação condicional, avaria, divergência de peso.

Nos quatro casos a planilha é a única ferramenta disponível que aceita um formato que o sistema não previu. Trocá-la exige estender o TOS ou colocar um WMS ao lado dele, o que é uma decisão de arquitetura e não de disciplina.

Como tirar a primeira planilha em quatro semanas

O erro comum é começar pelo sistema. O caminho que funciona começa pelo registro, e cabe num mês:

Semana 1, mapear a decisão. Quem decide, com que informação, em que momento do dia, e o que acontece quando erra. Uma planilha por vez; a da janela de caminhão costuma ser a melhor primeira.

Semana 2, registrar o que já é decidido. Sem mudar nada no processo, capturar as entradas e o resultado de cada decisão num formato consultável. O objetivo desta semana é ter série histórica, e não melhorar.

Semana 3, medir o custo do erro. Com duas semanas de registro, dá para cruzar a decisão com o que aconteceu: janela estourada, fila no gate, remanejo. Daí sai o número que sustenta o projeto.

Semana 4, definir a regra. A maior parte das decisões de planilha segue uma regra implícita que ninguém escreveu. Escrevê-la é metade do caminho para o sistema, e frequentemente já melhora o resultado antes de qualquer software.

No fim das quatro semanas existe uma linha de base. Sem ela, qualquer ganho futuro será contestável na primeira reunião de resultado.

O erro de pular a etapa

Se o problema é o dado, por que não comprar automação e resolver os dois de uma vez?

A resposta está medida. A automação de terminais entregou OPEX de −15% a −35% contra −25% a −55% esperados, e a produtividade caiu de 7% a 15% quando se esperava alta de 10% a 35% (McKinsey, dezembro de 2018, cerca de 40 portos e mais de US$ 10 bilhões investidos).

Entre as quatro causas nomeadas para o subdesempenho: dificuldade de tratar exceções operacionais, escassez de talento técnico, baixa qualidade de dados e operação em silos. Automação executa a tarefa e não melhora a decisão que manda nela.

O caminho inverso tem caso auditado no Brasil. Na Wilson Sons, o retorno veio de arrumar o dado antes de qualquer projeto de IA: de mais de 65 modelos de dados espalhados e 300+ dashboards legados para −40% em custos de Analytics, ROI estimado em 2 anos e dado processado a cada 20 segundos, em cerca de três anos, de 2023 ao início de 2026.

Por que agora, e não no ano que vem

Dois números dão urgência ao cronograma.

O volume está migrando. No terceiro trimestre de 2025, os terminais de uso privado movimentaram 245,0 milhões de toneladas (+8,5%) contra 135,3 milhões dos portos organizados (+3,2%): 64% do volume nacional, crescendo 2,7 vezes mais rápido (ANTAQ).

Não há folga para absorver falha. Um único dia de paralisação gera seis dias de backlog para desovar, e seria necessária 13% de capacidade excedente acima do fluxo usual para absorver (Sea-Intelligence, agosto de 2024). Terminal que cresce 8% ao ano sem melhorar decisão está consumindo a própria margem de recuperação.

O primeiro passo custa dias

A intervenção de maior retorno não é comprar sistema. É registrar a decisão que hoje mora na planilha: quem decidiu, com base em quê, e o que aconteceu depois.

Um mês desse registro já produz a linha de base que nenhum fornecedor vai poder contestar depois, e responde à pergunta que decide o projeto: quais decisões diárias ainda saem de planilha, e quanto custa cada uma quando erra?

A sequência é começar pelo dado, provar em um berço e escalar para o terminal.